加强城建档案管理 服务城市建设发展——县（区）城建档案工作情况的现状与对策

??杨玉中、李泽川、周丽、林松龙、夏彬

??城建档案是城乡规划建设和管理的重要基础资料，是城市可持续发展的宝贵资源。城建档案工作是城乡规划建设和管理的重要基础性工作，搞好城建档案管理工作，对城市建设和社会经济的发展有着极其重要的作用。为加强和规范全市城建档案管理，掌握了解各县（区）城建档案工作的基本情况，以便进一步研究制定城建档案管理的措施和办法，促进全市城建档案事业健康发展。按照省委、市委关于“大学习、大讨论、大调研”活动的工作要求，泸州市城建档案馆组织相关人员，对全市四县三区城建档案工作开展情况进行了调研检查。本文仅就泸州市县（区）城建档案工作的现状、存在问题及今后工作建议作简要分析。

??一、现状情况

??泸州地处川滇黔渝结合部，辖四县三区，近年来各县（区）城市建设迅速发展，但城建档案工作却未能同步推进。调研检查表明，各县（区）城建档案工作发展很不平衡，历史欠账较多。从总的情况看，县上比区上工作开展要好；从具体来看，合江县、泸县城建档案工作开展情况较好，其余县（区）相对较差。

??（一）管理机构、人员队伍方面。四县三区中，合江县和泸县设有正式编制的城建档案管理机构，有专职管理人员。合江县城建档案馆于1991年成立，属全额拨款事业单位，定编3人，实有3人；泸县城建档案馆成立于2008年，定编2人，实有2人；古蔺县、纳溪区设有城建档案室，但没有人员编制，由县（区）住建局办公室管理；江阳区、龙马潭区、叙永县既未设立正式机构，又无人员编制，城建档案管理工作尚在起步阶段。

??（二）馆房建设、馆藏资源方面。合江县、泸县、古蔺县馆房建设、档案密集型架、消防安全、恒温除湿等设施设备配置基本符合档案资料的保管要求。其余县（区）库房及设施设备尚未达到档案资料保存的基本要求。泸县、合江县业务工作开展较早，收集力度大，馆藏数量较丰富。泸县接近15000卷，合江县接近10000卷，年进馆数量都在1000卷左右，其余县（区）馆藏数量几千卷不等，龙马潭区最少，只有1000多卷。

??（三）日常管理、查询利用方面。合江县、泸县建立了库房管理制度、查询利用制度等，日常管理较好，其余县（区）管理相对较差。合江县、纳溪区实行了工程档案预验收和竣工备案制度，泸县、古蔺县、江阳区、龙马潭区、叙永县执行了竣工备案制度。但各县（区）只收集了竣工档案的纸质资料，未收集电子档案，信息化、数字化工作尚未起步。查询利用仍停留在手工查询，检索工具落后。

??二、存在问题

??各县（区）在城建档案管理方面开展了许多工作，取得了一定成效。但是，由于部分县（区）对城建档案及城建档案工作的认识不到位，重视不够，导致城建档案管理工作滞后，不同程度的存在一些问题，主要表现在以下几个方面：

??（一）机构设置不完善，人员配置不到位。四县三区中，只有合江县和泸县设有正式编制的城建档案管理机构，有专职管理人员。其余县（区）有的有机构无人员编制，有的既无机构又无人员编制，相关工作多挂靠于股室或站所。专（兼）职人员配备少，缺少专业技术人才，对涉及的专业知识、业务规范不熟悉，人员流动性大，缺乏系统的培训，导致档案管理水平不高。

??（二）城建档案管理经费投入不足，库房基础设施设备不完善。部分县（区）无专门的城建档案库房，库房设备落后，甚至没有基本的防火、防潮、防虫等设施，档案的安全得不到保障。有的县（区）工作经费、人员工资等严重不足。

??（三）档案管理与利用不规范。档案管理是一项基础性、服务性的工作，日常管理与查询利用应当有规范的管理制度。部分县（区）档案管理与查询利用制度不健全，或已有相关制度但未能严格执行。有的未建立台账、未按要求进行组卷，档案存放杂乱，查询利用无登记。部分县（区）因档案资料不齐或杂乱等缘故，查询困难，查阅资料需要提前几天预约。

??（四）档案收集不完整、不规范。档案收集工作是城建档案工作的基础环节，是丰富馆藏资源的重要途径。由于有的县（区）未设立专门的城建档案管理机构，缺乏专职管理人员，导致相关工作滞后，进馆档案资料残缺不全，存在重要档案资料收集的是复印件等不规范情况。

??（五）档案数字化、信息化严重滞后。数字化、信息化是对城建档案进行异地备份的前提条件，更是城建档案管理未来发展的必然趋势。城建档案的数字化、信息化能更好的管理、开发利用城建档案。受制于资金、设备、人员等各方面因素，各县（区）均未开展城建档案的数字化工作。

??三、对策建议

??针对县（区）城建档案工作存在的问题，为进一步加强和规范全市城建档案管理工作，使城建档案在城乡规划建设和管理工作中更好地发挥作用，对今后全市城建档案管理工作提出以下几点建议：

??（一）健全完善城建档案管理机构，配备足够的专（兼）职人员。设立专门的城建档案管理机构并配备足额的人员是做好城建档案工作的基础。根据建设部《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》（建办〔2007〕68号）和省住建厅《关于进一步加强县（区）城乡建设档案工作的通知》（川建发〔2010〕49号）的要求：“凡是有条件的小城市和县城均应积极报请批准设立城建档案馆，并按规定配备专职工作人员3人以上。中小城市和县建设（规划）行政主管部门必须设立城建档案管理处或城建档案工作办公室，与城建档案馆、城建档案室（以下简称城建档案管理机构）合署办公，履行建设行政主管部门城建档案管理职能。”各县（区）应按照文件规定，结合当前机构改革要求和本县（区）的实际健全完善城建档案管理机构，配备足够的专（兼）职人员。未设立城建档案馆（室）的，应尽快按规定设立，并按要求配备足额的专（兼）职人员。

??（二）加强城建档案行业管理，强化业务培训。每年组织召开城建档案管理专项工作会议，定期开展全市城建档案检查考核和督促指导；制定出台城建档案管理规范性文件，在已印发的《泸州市城乡建设档案管理规定》基础上，再制定出台《泸州市城建纸质档案立卷归档技术规定》、《泸州市城建电子档案归档技术规范》和《泸州市城建声像档案归档规定》等规范性文件；对城建档案馆（室）工作人员，施工单位、监理单位资料人员以及从事城建档案组卷业务的企业从业人员要定期开展业务培训，加强业务指导，提高业务水平，规范行业管理。

??（三）全面开展城建档案数字化建设，努力实现科学化信息化管理。城建档案数字化建设和信息化管理，是科技发展和大数据时代的必然趋势，同时也是实施档案异地备份的前提条件。根据建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》（建办档〔2004〕39号）以及《关于积极防御地震等自然灾害充分发挥城建档案作用的通知》和省住建厅《关于加强城乡建设档案异地备份工作的通知》要求，各地要积极推进信息化基础设施建设，加快电子文件的归档工作，做好城建档案异地备份工作。市城建档案馆已开发并运行了“泸州市城建档案馆综合管理系统”，全面完成馆藏城建档案的数字化，新进馆档案实现了纸质档案和电子档案“双移交”，完成了首批城建档案在山西省忻州市异地备份。市上应制定出台县（区）城建档案数字化和异地备份的相关政策文件，支持鼓励县（区）开展数字化和异地备份工作。为便于节约资金，实现统一管理和统一异地备份，可将现有的泸州市城建档案综合管理系统辐射服务于县（区）园区城建档案工作。

??（四）加强规范化建设，提高档案日常管理水平。各县（区）要以规范化建设为手段，加大资金投入，加强管库建设，更新库房设备，同时积极主动与档案局汇报对接，争取领导支持，争创达标城建档案馆（室），进一步提升全市城建档案管理的整体水平。

??（五）提高档案开发利用率，提升服务质量。不断强化档案利用和服务意识，建立档案查询和利用信息反馈制度，认真听取社会各界意见和建议，并依托现有馆藏资源和信息化平台，优化查档条件，为党政机关、企事业单位和个人提供优质高效的查询服务。为城市建设、违章建筑的查处、建筑物的维修、项目审计稽查、危房改造、抢险救灾、解决纠纷等社会发展事业做出积极贡献。

??城建档案工作，要在住建局、档案局的领导和指导下，按照档案法及城建档案管理规定的要求，开拓思路，创新方法，做好城乡规划建设基础资料的收集管理，努力为泸州实现“双两百”的目标，建成川滇黔渝结合部区域中心城市和成渝经济区南部中心城市以及争创全省经济副中心做好服务工作。（泸州市城建档案馆）

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