关于贯彻落实《天津市物业管理企业档案管理工作指导意见》的通知

各区县房地产管理局、档案局、各物业管理企业：

    为贯彻落实《天津市物业管理企业档案管理工作指导意见》（以下简称《意见》），进一步规范物业管理企业档案管理工作，现将具体实施意见明确如下：

一、基本原则

    根据物业管理企业的管理规模，本着先大后小、先多后少、分步实施、重点推进和逐步推开的原则，集中精力从全市一、二级和管理项目在三个以上的三级资质物业管理企业着手，力争通过2年时间使全市物业管理企业档案管理与全市各行业接轨。

二、责任分工

    为保证此项工作按计划顺利实施，取得预期效果，具体责任分工如下：

（一）市国土房管局物业管理处负责该项工作的组织协调；市档案局企业档案管理处负责该项工作的业务指导。

（二）各区、县房地产管理局负责对本行政区域内该项工作的组织协调；各区、县档案局负责辖区内该项工作的业务指导。

（三）物业管理企业负责落实企业及其所属项目规范建档工作的具体实施。

三、实施步骤

    为贯彻落实《意见》，2007年将分五个步骤组织实施:

（一）组织培训阶段（4月中下旬）。一是组织召开各区县物业办、档案局有关人员培训会。使大家统一思想认识，明确工作安排、实施步骤和组织方法。二是组织召开一、二级和管理项目在三个以上的三级资质物业管理企业有关人员培训会，引导各企业提高对做好该项工作重要性的认识，明确文件材料的归档范围、整理标准和有关要求，学会整理方法。

（二）企业自行整理阶段（5月初至8月底）。各企业结合自身实际和管理物业项目数量，按照企业管理文件材料和物业项目管理文件材料两个部分组织整理；期间，各区县物业办、档案局要选择1-2个项目进行试点，组织观摩学习，推动工作展开；同时要做好跟踪指导，及时发现并纠正存在问题。

（三）各区县自查阶段（9月份）。各区县物业办、档案局根据辖区内各企业档案整理的进度情况，利用一个月时间组织联合检查，督促各企业按照要求和规定时限完成文件材料的归档工作，并将检查情况以书面形式上报市物业办。

（四）联合检查指导阶段（10月上旬至11月上旬）。市国土房管局、市档案局将制定物业管理企业档案建设达标验收标准，并组成联合检查验收组深入各区县就物业管理企业完成文件材料的收集、整理和归档的质量进行检查验收。

（五）评比总结（11月中旬至12月上旬）。采取各区县物业办、档案局联合自评与市国土房管局、市档案局联合验收相结合的方法，评选出若干名物业管理企业档案建设先进单位予以通报表彰。同时，对该项工作的完成情况进行总结讲评。 

四、有关要求

（一）提高认识，加强指导

    各区县房地产管理局、档案局要统一思想，提高认识，增强工作主动性；指定专人负责，搞好协调配合，及时推动工作展开；要重视抓好试点，组织企业观摩学习；并要坚持深入企业、深入物业项目指导工作，及时发现和纠正问题。

（二）严格标准，保证质量

    各物业管理企业要指定一名企业负责人对该项工作进行统筹、协调，明确企业、物业项目档案管理的专（兼）职人员；严格按照《意见》规定的归档范围、整理标准对文件材料进行整理、归档，保证档案建设质量；要加大资金投入，重视改善档案存放硬件设施。另外，还要以此为契机，进一步细化每个岗位的工作职责、工作标准、工作流程和监督考核办法，进一步完善企业管理制度。

 

二〇〇七年四月十二日