城建档案数字化信息检索功能运用的探索研讨

  南充市城市建设档案馆 陈怡楠

  我国城建档案起步较晚，但随着社会信息技术的快速发展,各地档案馆的档案资源管理平台等纷纷建立，城建档案信息化工作已经跃入一个新的阶段。尤其对国民经济的发展，城镇建设应用的维护管理，广大群众生产、生活起到了重要的作用。为了能更方便、快捷、准确地查找到所需信息，档案网站信息技术检索功能建设的优劣显得尤为重要。只有不懈钻研检索功能的运用创新，不断完善检索功能，建立科学、方便、快捷的检索功能，提升城建档案信息系统的服务能力，才能为城建档案数字化信息化作出新的贡献。   一、概念。   城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴定、保管、检索、利用和编研）。它是开展利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工具，是城建档案利用的至关重要一环。   完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容：一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者的意图查找所需档案信息。   计算机检索是实现信息检索的一个重要方式。它与传统的手工检索相比较，具有以下优点：工作效率高；查全查准率高；检索途径多；输出形式多样；资源共享。也更好地为利用者提供了服务。   二、现状。   据调查资料显示，检索功能有以下几方面的表现：   档案网站定位不一样。   档案网站的定位不同，检索功能在各档案网站的地位也不同。在国内，很多网站定位于“宣传型”或“展示型”，而非“服务利用型”。相比之下，档案检索功能并不突出，缺少了城建档案实际利用情况。而在国外，档案网站大多定位于“服务型”其宗旨是为社会公众提供档案资源，检索功能往往也就比较突出，并且经过档案资源的有效整合，用户需求能够得到较好的满足。   检索方式与途径不同。   很多网站提供的检索方式和途径比较单一，检索组织的策略不太灵活，缺乏不同检索技术和方法的综合运用，这就降低了检索系统的易用性，也影响了检索质量。   检索资源不同，深度不够，数据类型较单一。   网站中检索结果能以图像、图形、视频、音频等方式呈现的很少。数据类型的缺失从一个侧面反映出档案网站后台数据库建设严重缺失。档案网站是一种资源型网站，其使命就是提供各类档案资源为社会公众服务，实现档案信息“取之于民、用之于民”的目标。档案资源是检索功能发挥的前提，也是决定档案网站质量的重要因素。从可供检索资源的来源来讲，国内档案网站提供的资源大多基于自身馆藏，跨馆建设的很少，档案资源的共建共享还有待实现。从资源类型上看，国内档案网站提供的资源大多是经过数字化处理的传统馆藏资源，多媒体资源、原生态电子档案相对少见。从全文的提供情况来看，国内大多数网站只提供案卷目录和文件目录，能提供全文信息的很少。   三、完善检索功能的研究策略。   1、改变传统观念，调整档案网站的定位。   城建档案工作人员只有改变观念，重新认识城建档案网站建设的重要性和必要性，才能在行动上发生变化。为充分发挥档案资源的宝贵价值，把档案信息融入社会信息流中，必须坚定档案网站的服务功能，把服务大众视为网站建设的第一要务，并不断优化网站的检索功能。在构建检索系统时，讲用户需求视为系统建设的第一要件，增强检索系统的易用性和针对性。   2、加强检索的方式与途径，选择恰当的检索方法。   重视城建档案的实际利用情况，丰富网站后台档案数据库存资源。了解不同的检索工具和信息资源，重视资金和检索技术的投入，优化网站的性能，提高检索效率，才能改变网站的单调和易用性差的局面，才能提高检索功能和档案网站的整体功能。   3、强调资源整合和现代技术的植入。   目前，国内缺乏对档案网站建设的宏观指导和整体和规划，档案网站建设时往往各自为政，档案资源割据局面严重，这不仅造成资源的严重浪费，更导致我国档案网站的整体功能较差，资源不能共建共享。   不断发展的数字化技术、多媒体技术、网络技术为档案网站建设提供了技术支持。声像、图片、照片、胶片等各种载体形式和表现形式的档案纳入整个资源体系之中。数字化技术、自动标引、全文检索等处理技术也会逐步得到广泛应用。这样才能更好地优化信息化检索功能，推动整个数字档案信息的建设。 工程预算价四川省工程预算价南充市工程预算价