城建档案异地备份实践与问题分析

  绵阳市城建档案馆  邓德惠

  摘  要：本文结合绵阳市城建档案馆档案异地备份工作开展情况，总结档案异地备份工作实践经验，分析档案异地备份工作存在的问题，并对城建档案异地备份工作提出一些建议。   关键词：城建档案；电子档案；异地备份

  近年来，在国家住建部、四川省住建厅、省信息学会的统一部署和精心组织下，我省城建档案信息化建设工作正如火如荼开展，档案异地备份工作正有序推进。绵阳市城建档案馆自2009年3月开展档案数字化工作以来，于2012年起每年与山西省晋中市城建档案馆进行一次电子档案及重要信息数据互备工作，大大降低了重大灾害或突发事件给馆藏档案带来损毁灭失的风险，保证了城建档案信息的安全。   一、我馆城建档案数字化和备份工作开展情况   《建设电子文件与电子档案管理规范》颁布后，绵阳市城建档案馆加快了档案信息化建设步伐，按照存量档案数字化、增量档案电子化、档案备份常态化的总体原则，有序推进数字城建档案馆建设，积极开展档案数据异地备份工作。   （一）存量档案数字化。2007底至2008年初，我馆投入120多万元，分两次招标采购了档案信息化、数字化设备，并对原有档案信息管理系统软件进行升级，为馆藏存量档案的数字化转换工作作准备。经过近两年时间筹备（期间还经历了“5.12”汶川大地震），我馆馆藏存量档案的数字化转换工作于2009年3月正式开展。至2017年上半年，我馆已完成馆藏档案数字化转换工作总量的百分之九十，总计容量近6TB。   （二）增量档案电子化。为贯彻执行《建设电子文件与电子档案管理规范》《城建档案业务管理规范》等相关规定，绵阳市住建局于 2012年11月30日印发《绵阳市建设工程电子文件与电子档案管理规定》，2013年5月1日起，建设施工监理单位在向我馆移交建设工程纸质档案的同时，还要移交一套符合要求的电子档案。   （三）档案备份常态化。从开展档案信息化建设工作第一天起，我馆就高度重视档案信息数据的重要性，先后制定规章制度，完善设备设施，常态化开展档案数据备份工作，采取了服务器双机热备、电子档案光盘刻录、移动硬盘数据拷贝三种方式同时进行数据备份，从不间断。2012年上半年，我馆又出资20余万元，购买了一套上海爱数信息技术公司的数据容灾备份存储系统，实现了操作系统、数据库、电子档案等数据的本地实时备份。   “5.12”汶川大地震发生后，我馆积极响应国家住建部和省住建厅的号召，着手准备档案异地备份工作。经过多方调研，最后确定采用以磁盘为载体，离线冷备份的方式进行，每年备份一次。2012年9月，我馆与晋中市城建档案馆正式签署异地备份协议，并于当月起进行档案数据备份。截至目前，我馆已与晋中市城建档案馆完成数据互备7次，并建立起了专门的异地备份电子档案库。   二、档案异地备份工作实践的几点体会   （一）领导重视是关键。档案数据异地备份的前提是馆藏档案数字化、电子化，为此需要一定的资金投入，购买必要的设备，并出台电子档案接收相关政策。我馆自2001年启动档案信息化建设工作以来，采取逐年投入、分批购买的方式进行设备购置，截至目前，档案信息化软、硬件建设总投入已达到500多万元。2015年3月，在住建局领导的支持下，我馆还申请到了省财政专项资金110万元，用于建设绵阳市智慧城建档案管理平台。所有这些，都离不开上级部门和领导的关心、支持。   （二）目标管理是抓手。2013年起，市住建局、市档案局把档案数字化和档案数据异地备份工作任务写进了与我馆签定的年度目标管理考核责任书中，并认真考核、严格奖惩。我馆也把目标任务分解落实到责任科室，定期汇报、检查，有力促进了档案数字化和备份工作开展。   （三）备份技术是重点。目前，我国档案数据异地备份技术手段主要有在线式实时备份、离线式介质备份两种，离线式介质又分为光盘、磁盘、磁带等。采取何种技术手段进行备份，既要考虑资金投入及数据安全，又要考虑工作量大小，不让异地备份工作成为我们工作的负担是恒量备份技术是否可行的重点。我馆最初拟采用在线式实时备份的技术方式进行异地备份，后来考虑到在线实时备份设备投入资金较大，每年电信线路专线租用费也是一笔不小的开支，而且还有可能承担相关的法律风险，因此放弃了该备份方式而最终选择了磁盘载体备份方式。此技术方式既经济实惠、操作简单，又轻便快捷、节约占地空间，还促进了馆际交流与学习，加深了同行之间的感情。   三、城建档案异地备份工作存在的问题   经过几年时间的实践，我们发现城建档案异地备份工作存在以下一些问题：   （一）缺乏上层设计，没有统一的备份标准和规范。当前，对城建档案异地备份工作的要求只在主管部门相关文件中提及，异地备份的时间间隔、备份档案的范围、备份的方式方法、备份载体的技术要求、载体运输及保管等规范及技术标准没有统一的顶层设计和规划。   （二）异地备份技术相对落后，备份工作效率较低。据统计，我国城建档案跨省异地备份的技术手段主要是存储介质异地存放，其存储介质主要是光盘和磁盘（移动硬盘）两种，对应的数据封装方法为光盘刻录和硬盘拷贝。随着馆藏档案的不断增加，封装的数据量越来越大，效率越来越低。以我馆为例，虽然使用的是较简单快捷的移动硬盘拷贝方式进行数据封装，但拷贝近6TB的数据就要花费10天左右时间，如果数据拷贝中出现读取错误，耗时还会更长。   （三）异地备份方式较单一，备份数据的安全性较低。目前，城建档案异地备份的方式仅局限于馆际互备一种，馆际之间互接对子，离线异地备份电子档案和相关信息数据，其成本低、操作方便，但这种把鸡蛋放在一个篮子里的方式与档案异地备份的宗旨不完全相符，备份数据的安全性较低。   （四）备份载体保管技术落后，缺乏数据定期检测机制。当前，我们对备份载体的运输、保管等都比较随意，备份载体只要送到对方档案馆就算完成任务，没有对数据进行检查、测试，也没有建立数据的定期检测机制，以确保数据安全可靠。   四、对城建档案异地备份工作的思考和建议   （一）统筹规划，健全城建档案异地备份规范。修订《城市建设档案管理规定》和相关业务规范，将城建档案异地备份工作写进相关的规定规范中，统筹规划，明确各级各部门职能职责以及备份工作资金投入、技术维护等有关事项，同时，加快制定城建档案异地备份工作的业务标准、规范，使城建档案备份工作有规可依，有章可循，尽早结束各地城建档案管理机构各自为政、自搞一套的局面。   （二）解放思想，充分利用先进信息技术手段。当前，互联网+、大数据、云计算等新一代信息技术正向各行业渗透，城建档案异地备份工作也应充分运用先进的现代化技术手段，提高异地备份工作效率。国家保密法第二十六条规定：禁止在互联网及其他公共信息网络或者未采取保密措施的有线和无线通信中传递国家秘密。划分有密级尚未解密的档案都应该属于国家秘密，该规定使得城建档案异地备份依托互联网技术的方法行不通，得另辟蹊径。一是开发专门的备份系统，同时备份两套数据，一套作本地备份，一套作异地备份，使得异地备份数据载体能够随用随取；二是逐步在对口省份之间建设专用的城建档案备份网络，实现城建档案在线实时备份。这项工作可以分步实施，先建市县一级，再建省一级，然后开通省际之间的专用网络线路，最终实现城建档案在线实时备份这一目标。   （三）加大投入，丰富城建档案异地备份方式。城建档案异地备份的宗旨是确保档案信息的绝对安全，方便档案信息的恢复和利用。为此，各级城建档案机构要加大资金投入，除了目前通行的跨省馆际互备的城建档案备份方式外，还应尽可能采取其它多种方式备份城建档案信息。一是有条件的城市可以建立档案后库或者分库，对重要的、珍贵的档案进行后（分）库备份，二是建立专门的容灾备份系统，进行同城异地、同省异地备份，三是统筹规划、分步实施，逐步建立省级集中备份中心。   （四）完善机制，确保城建档案备份数据安全。建立备份载体运输、保管及信息传输、信息检测等规章制度，保证载体安全运输、妥善保管，确保信息传输线路安全可靠、信息检测结果真实有效。其中光盘载体需存放在专门光盘存储柜中，硬盘载体存放于专用硬盘盒中，并定期对光盘柜、硬盘盒等存放载体的密封、防潮等情况进行检查，定期对信息传输线路进行维护，定期对各种载体中的数据进行检测，保证城建档案备份数据的安全。

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