南宁市人民政府办公厅关于印发《南宁市电子文件归档与管理暂行规定》的通知

    各县、区人民政府，各开发区管委会，市直各机关、人民团体，市直各事业单位：    　　南宁市电子文件中心系统已开通运行，为加快全市信息化建设和电子政务建设，规范电子文件的管理工作，确保电子文件的安全保管，实现电子文件信息资源利用效益最大化，经市人民政府同意，现将《南宁市电子文件归档与管理暂行规定》印发给你们，请认真贯彻实施。    　　二〇〇八年一月二十一日    　　南宁市电子文件归档与管理暂行规定    第一章　总则    　　第一条　为了规范本市电子文件的归档与管理，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）、《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894-2002）、《广西壮族自治区档案管理条例》和《广西壮族自治区电子档案管理办法》等有关规定和标准，制定本规定。    　　第二条　本规定适用于本市各级党政机关、团体、事业单位（以下称电子文件形成单位）的电子文件归档与管理。专业档案馆、企业及其他社会组织可参照执行。    　　第三条　本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。    　　本规定所称的归档电子文件是指具有参考和凭证价值并作为档案保存的电子文件。    　　第四条　电子文件归档与管理应当遵循电子文件形成特点和规律，维护电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，便于电子文件的科学保管和长期有效利用。    　　第五条　各级档案行政管理部门负责对本辖区电子文件的归档与管理工作进行监督和指导。各级国家综合档案馆负责对本辖区电子文件的接收、保管和提供利用。    　　第六条　电子文件形成单位应当明确分管领导、责任部门和责任人负责本单位的电子文件归档与管理工作，建立专门的管理制度和相关人员的岗位责任制。    　　第七条　电子文件形成单位的相关部门负责电子文件的形成、积累、收集、承办、运转与登记，并按规定向本单位档案部门移交；档案部门负责对电子文件的形成、积累、收集、归档及归档后电子文件的保管利用实行全过程管理与监控，明确电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。    　　第八条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。电子文件形成单位档案部门应配备与其他部门相兼容的计算机及软、硬件系统设备，以保证归档电子文件有效识读。    第二章　电子文件的积累与收集    　　第九条　凡是反映电子文件形成单位的工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集与归档范围，包括相关的支持软件和数据等。    　　第十条　电子文件形成单位应在运行的电子文件管理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。    　　第十一条　电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等相关情况，以保证归档电子文件的真实性。    　　第十二条　不同类型电子文件的收集要求：    　　（一）采用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等。必要时同时收集文字处理工具软件。文本电子文件以xml、rtf、txt为通用格式。    　　（二）采用扫描仪等数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，收集时应当注明其软、硬件环境和相关数据。采用非通用文件格式，应将其转换成通用文件格式，无法转换的，则应将相关软件一并收集。图像电子文件以jpeg、tiff为通用格式。    　　（三）采用计算机辅助设计（cad）或绘图等设备获得的图形电子文件，应当注明其软、硬件环境和相关数据。    　　（四）采用视频或多媒体设备获得的电子文件以及用超媒体链结技术制作的电子文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi为通用格式。    　　（五）采用数字音频设备获得的声音电子文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以wav、mp3为通用格式。    　　第十三条　采用通用软件产生的电子文件，应收集其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。采用专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用格式的电子文件，不能转换的，收集时连同专用软件一并收集。    　　第十四条　计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与相对应的电子文件一同收集。    　　第十五条　对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。    　　第十六条　电子文件稿本代码：m-草稿性电子文件；u-非正式电子文件；f-正式电子文件；    　　第十七条　电子文件类别代码：t-文本文件；i-图像文件；g-图形文件；v-影像文件；a-声音文件；o-超媒体链结文件；p-程序文件；d-数据文件。    第三章　电子文件的鉴定与归档    　　第十八条　电子文件形成单位的相关部门和档案部门应组织开展电子文件鉴定工作，检验电子文件的真实性、完整性、有效性，确定其密级、归档范围和划分保管期限。    　　第十九条　电子文件的归档范围、保管期限和密级的划分按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和保管期限规定》和有关保密规定执行。    　　第二十条　电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等与相对应的电子文件一同归档保存。    　　第二十一条　电子文件归档前应对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质文件核对内容、签章。审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。    　　第二十二条　归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上，并定期备份。脱机载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等。禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的脱机载体。    　　第二十三条　需永久和长期保存的电子文件，按照“双套制”要求，在形成电子文件的同时，制作相同内容的纸质文件，电子文件与纸质文件一并归档，并使两者建立互联。    　　第二十四条　归档电子文件一般不加密、不压缩，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档；压缩电子文件应在解压缩后归档。    　　第二十五条　归档电子文件的分类、编号和编目按照《广西壮族自治区归档电子文件整理规则（试行）》的要求进行。同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。    　　第二十六条　归档电子文件的著录参照《档案著录规则》及《南宁市电子文件中心系统》设置项目进行。    第四章　电子文件的移交与接收    　　第二十七条　电子文件形成单位应在每年8月底前将上一年度应归档的电子文件移交至同级国家综合档案馆集中保管。    　　第二十八条　县（区）直属电子文件形成单位移交归档电子文件时，应将脱机存储载体直接送交同级国家综合档案馆；市直属电子文件形成单位移交归档电子文件时，直接送交脱机存储载体或通过南宁市政务网上的《南宁市电子文件中心系统》进行在线交接。交接时，双方应对其载体和技术环境进行检验，并严格履行交接手续。对不符合档案管理要求的归档电子文件退回移交单位重新整理后再行交接。    　　第二十九条　归档电子文件采用脱机存储载体移交的，以归档年度为单位拷贝到一个或多个相同品种的脱机存储载体中，并保证载体清洁、无划痕、无病毒；存储电子文件的载体或装具应贴有统一标识，注明全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等信息。    　　第三十条　撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或同级国家综合档案馆移交。    第五章　电子文件的保管与利用    　　第三十一条　归档电子文件的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门设备和技术措施保护归档电子文件。归档后的电子文件载体应设置成禁止写操作状态，竖立存放在防光、防尘、防磁、防高温、防有害气体的装具中，远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃-20℃，这里插入解析一下南宁造价信息官方获取方式:打开祖国建材通(www.zgjct.com),提供包含南宁市钢筋水泥混凝土商砼、电线电缆、五金水管等材料在内的造价信息电子版下载服务，相对湿度控制在35%-45%。    　　第三十二条　归档电子文件保管应采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，实施有效地防止非法访问、非法操作、病毒侵害、设备损坏、自然灾害等安全保护措施和制度，确保电子文件的安全。    　　第三十三条　归档电子文件应定期进行可识别性检测和转存。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，发现问题应及时采取恢复措施；对磁性载体上的归档电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年；重要的电子文件必需备份三套，一套封存保管，一套异地保存，一套提供利用。    　　第三十四条　电子文件形成单位需更新硬件（软件）环境时，应确认已归档电子文件存储载体（格式）与新设备（软件）的兼容性，如不兼容，应对归档电子文件的载体（格式）进行转换，原载体同时保留不少于3年。    　　第三十五条　封存保管或异地保存的归档电子文件载体不得外借。提供利用时只能提供用于提供利用的归档电子文件载体。如需复制电子文件，应当按照国家规定办理相关手续，不得擅自复制。    　　第三十六条　利用电子文件应遵守国家有关规定，凡带密级且尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。    　　第三十七条　通过内部网络提供利用归档电子文件时，需控制知情范围的，应设置身份认证、访问权限等控制措施，内部网络与互联网应实行物理隔离。    　　第三十八条　归档电子文件的销毁，按照纸质档案的有关规定办理。销毁保密归档电子文件时应连同存储载体一同销毁，并在网络上彻底清除。销毁非保密电子文件时可进行逻辑删除。所销毁的归档电子文件由档案部门列出销毁文件目录存档备查。    第六章　附则    　　第三十九条　本规定具体应用问题由南宁市档案局负责解释。    　　第四十条　本规定自2008年1月1日起施行。